14 de Maio de 2009.

Na sociedade da informação tudo são dados, o maior ativo é o conhecimento, a manifestação de vontade é não presencial, o arquivo original é o digital, o impresso é cópia, as testemunhas são as máquinas.

Uma pequena nota, postada no INFO Online em 14 de maio de 2009, por Felipe Zmoginski, mostra o quanto é urgente as Organizações iniciarem a elaboração de seus projetos de guarda e certificação de arquivos, sua transcrição:

Projeto de Lei pode tornar e-mail documento.
Um projeto de lei em discussão no Congresso pode dar aos e-mails status de documento de valor legal
O texto esta sob análise da Comissão de Constituição e Justiça (CCJ) do Senado, que avalia se a medida é constitucional ou não; se obter parecer positivo, o projeto pode seguir para votação em plenário.
A idéia é dar valor legal aos e-mails trocados com certificação digital. Assim, ao invés do usuário precisar assinar um documento, reconhecer a assinatura em cartório e enviar o papel por correio ou entrega-lo pessoalmente, pode validar uma decisão apenas enviando um e-mail.
A comissão quer certificar-se de que este processo é seguro e que permitirá desburocratizar transações comerciais sem aumentar o risco de fraude.

Nos últimos cinqüenta anos o consumo de papel se multiplicou por seis, e nos próximos 10 anos ainda deverá crescer algo em torno de 40%, em função do popularização do acesso a copiadoras, multifuncionais e outros periféricos de impressão e, ao contrário do que se diz desde a integração dos computadores ao cotidiano das empresas, elas continuam tendo como um de seus problemas críticos a gestão deste volume de papeis, como, onde, por quanto tempo guarda-los, como preserva-los, como recupera-los com eficácia quando necessários.
Não só nossa cultura, mas, também e de certo em especial, nossa legislação agravam este cenário; Ao contrário de muitos paises a honestidade do contribuinte não é presumida e é responsabilidade dele provar a realização de determinado pagamento se acionado, com isso, a empresa corre o risco de mesmo já tendo realizado mas não dispondo do comprovante, ter que recolher o tributo novamente e acrescido de multas e taxas decorrentes.
È importante conhecer a legislação e adequar seus procedimentos, o DARF / IRPJ conforme a Lei 8212 de 24/08/91 deve ser mantido por 10 anos, o Comunicado de Acidente de Trabalho por 20 anos conforme a NR7 de 29/12/94.

Mas, retornando ao tema principal deste, em paralelo a estes milhões de páginas geradas existe um outro volume, também expressivo, de informações na forma documental e gerados em meio digital, dando base a uma expressiva quantidade de transações comerciais; Podem vir a ser impressos, mas nascem e são essencialmente documentos eletrônicos, digitais, e devem, portanto, vir a ter base jurídica e procedimentos de guarda e recuperação.

Toda mudança tecnológica é uma mudança social, comportamental, portanto, jurídica. Quando a sociedade muda, o Direito, também, deve mudar. Patrícia Peck Pinheiro, a mais importante especialista em Direito Digital no País, sócia fundadora da PPP Advogados e que é, também, a formuladora do pensamento que serve de chamada a este texto, define “ o Direito Digital é o conjunto de regras e códigos de conduta que regem o comportamento e as novas relações dos indivíduos, cujo meio de ocorrência ou a prova da manifestação de vontade seja o digital, gerando dados eletrônicos que consubstanciam e representam as obrigações assumidas e sua respectiva autoria”, e complementa “deve-se, portanto, reunir princípios, leis e normas de auto-regulamentação que atendam ao novo cenário de interação social não presencial, interativo e em tempo real”.

Um dos aspectos envolvidos neste novo cenário é o que trata dos instrumentos que vão conferir a este documento a mesma validade jurídica daqueles redigidos e assinados de próprio punho (Autenticidade, Confidencialidade, Integridade e Não-Repúdio); Nele caminhos de forma satisfatória a partir da MP 2200 que instituiu as Chaves Públicas Brasileiras, e complementada com as normas de operação da Autoridade Certificadora Brasileira de Registros, ainda que, em termos percentuais, os mais recentes levantamento mostrem que ainda é pequena a adesão das empresas.

Retornando a nossas preocupações cotidianas, nos procedimentos operacionais que esta realidade demanda  -  o que fazer se houver ordem judicial exigindo a apresentação de determinada evidência que estaria em uma caixa postal de e-mail da empresa e não se a localizar?, por exemplo; ou ainda, e de forma mais grave e nos remetendo ao texto anterior, os documentos gerados por colaboradores com e-mails @empresa assumem responsabilidades de conhecimento e confiança da organização?.

Não há dúvida que os documentos digitais, a expansão de sua utilização, normas de segurança que envolvam toda a sociedade trarão imensos benefícios, sobretudo quanto a agilidade dos processos e redução de custos operacionais, mas, este primeiro momento, é de alto risco e o executivo deve estar atento a eles, buscar uma assessoria para a avaliação e elaboração de um plano diretor para o tema é alternativa que não deve ser descartada.

O tema é irreversível!
A explicação de Dr. Marcos da Costa, Diretor da OAB – Ordem dos Advogados do Brasil seção São Paulo: “ O documento é um fato com capacidade jurídica. Assim, um contrato, por exemplo, que pode ser escrito ou verbal, tem validade perante a lei. Da mesma forma, um contrato com uma assinatura manuscrita ou com assinatura digital também possui esta validade. A única diferença é que o contrato digital é gerado e assinado por bits.

De certo, dedicar parte de nosso tempo para pensar estas questões é apropriado.

Para acessar um número maior de informações a respeito deste tema e, principalmente, mais detalhadas e analíticas, sugiro uma pesquisa no seu site de busca preferido com o nome “Patrícia Peck” .... craque!; O site da Revista Document Management é outra excelente fonte.

A sua critica, correção, complementação, melhoria enfim, a este texto é de grande importância para a comunidade Optimu, encaminhe-a para marketing@optimu.com.br e estaremos honrados em veicula-la.

Um forte abraço! Luiz V. Almeida comercial@optimu.com.br 11.4509-6385/86 11.7695-4264 www.optimu.com.br